グループウェア HotBiz は安心・快適なSaaS/ASPで、すぐに使える情報共有サービスです。

HotBizではじめてみよう 導入後の使い方 社内コミュニケーションツール

社内のコミュニケーションツール

「予定表」「設備予約」「回覧板」は、社内のコミュニケーションを円滑にする便利な道具。

複数部署に及ぶミーティングは日程の調整が難しい

悩み プロジェクトチーム等で会議の参加者が複数部署に及んでいると、日時と場所の選定にも時間がかかるようになります。
調整が負担にならないように、短時間で済ませることができるでしょうか?

グループウェア HotBiz を使って効率的に作業することができます。
さっそく HotBiz へアクセスしてみましょう。

使う機能 予定表 設備予約 掲示板
  • HotBiz の「予定表」に、該当部署の週間カレンダーを表示します。
    一覧で表示されたメンバーのスケジュールをみながら、日付の目安をつけましょう。
  • つぎに「設備予約」で使用できる設備を確認します。
    開催予定日に予定を登録する際には、ミーティング参加者全員を指定しておきます。
    こうしておけば、指定したメンバーの「予定表」にも同時に登録され、通知メールが送信されます。
  • 必要な資料等は、開催を明示した「掲示板」「回覧板」に添付しておきましょう。
    これで準備が整いました。
ミーティング
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自由な意見を求めたが、ミーティングでは発言者が限られる。

悩み 社内の意見を広く聞くために、異なる部署のメンバーを集めて、顔をあわせる場を設けた。
回数を重ねてみたが、意見を述べる社員は限定され、他は黙って聞いているという状態。
強制ではない発言をしてもらうために、何か方法はないだろうか?

場の空気にのまれてしまう、面と向かって発言できない等、発言できない理由は色々あります。
ここでは HotBiz の「会議室」を使った、バーチャル会議を開いてみましょう。
参加者は会議のために移動する必要がなく、自分のパソコンを使って都合のいい時間に意見を述べられます。

使う機能 会議室
会議室
たとえば問題を抱える社員のために、部門間を問わないメンバーによるバックアップ的な運用方法も可能です。
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連絡ミス・確認ミスが多発している

悩み メンバーの行動予定の把握を簡単に済ませたい。
担当者不在時に寄せられた伝言を付箋紙等に書きつけるが、気づかないことがある。
ホワイトボードに記入しておいた連絡事項が、確認されないまま消されてしまう。
これらをまとめて解決する方法はないだろうか?

○ メンバーのスケジュールは把握できるようにする
○ 連絡事項はデータとして保存する
上記2点を念頭に、「予定表」と「伝言」を中心に利用してみましょう。

使う機能 予定表 伝言所在
  • メンバーは各自の行動を「予定表」に登録します。
    登録する予定は、他のメンバーと共通にすることもできます。
  • 席を離れるときは「所在」を "不在" に、戻ったら "在席" に変更します。
    こうすれば、HotBizを通して確認することができます。
  • 不在時の言伝は「伝言」に記入し、通達は「掲示板」「回覧板」を使って連絡しましょう。
    どちらもデータとして登録することで、紛失が少なくなります。
    伝言は指定のメールアドレスへ、メール送信することも可能です。
予定表/伝言
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