マニュアル-ユーザー用 - グループウェア HotBiz

ワークフロー

・	稟議書や各種申請書等の申請から決裁までを、HotBiz上で管理できます。
・	どこからでも迅速な処理ができ、進行状況を的確に把握できます。
・	グループ別、目的別に申請フォームの作成ができ、編集、削除、コピーもできます。
・	申請番号の自動割り付けで、番号の重複を防止します。
・	進行状況を非公開にできます。
・	申請内容の差し戻しができます。
・	全ての申請、グループ別の申請をそれぞれ一覧で表示します。
・	本人が申請した件の進行状況を一覧で確認できます。
・	未処理になっている申請を一覧で表示します。
・	送信した稟議書、申請書の内容を一覧を表示します。
・	受領した申請結果の一覧を表示します。

■申請を出す

■差し戻された申請を再度申請する

■未処理の申請を処理する

■申請書を管理する

■申請書を検索する

…>> 未処理申請の発生や申請結果をお知らせします。

未処理の申請が発生したり申請の結果が出ると、その旨を記したコメントをメッセンジャーやメールでお知らせいたします。

メッセージ例：未処理の申請
	未処理の申請(H14-0025)があります。

メッセージ例：申請の結果
	申請番号27が承認されました。

まずは伝言所在機能のメンバー情報の設定を行ってから、メッセンジャー機能の通知メッセージの設定でメッセージの受信方法を設定してください。

＜有料オプション＞ウィルスチェック機能をご使用の場合

添付したファイルがウィルスに感染していた場合、そのファイル名と感染していたウィルス名が表示され投稿は無効になります。ウィルスを駆除することで投稿が可能となります。

下記のファイルはウィルスに感染しています。
早急に削除することをお勧めします。

ファイル名	ウィルス名
○○○.exe	VIRUS TEST

※　ウィルスの駆除につきましては、市販のウィルス対策ソフト等をご使用ください。

＜有料オプション＞親子関係オプションをご使用の場合

親HotBizから権限を許可されている子HotBiz代表者とメンバーは、親HotBizの申請フォームを利用することができます。

・	他のHotBizに申請を出すことはできません。
・	親HotBizのフォームを利用している際、親側でフォームの修正や変更があった場合はその内容が反映されます。フォームをそのままの状態で利用したい場合は、インポート/エクスポート機能をご利用ください。

申請を出す

1.	メインメニューのワークフローをクリックします。

2.	をクリックします。

3.	必要な申請書をクリックします。

4.	必要事項を記入しをクリックします。

5.	申請経路を指定します。
	グループを選択します。役職があれば役職を選択します。表示されているメンバーを「決裁者」に追加します。決裁者の順番を矢印ボタンで調整します。をクリックします。 ※テンプレート「稟議書」において「進行状況を公開」のチェックをはずすと、申請の進行中に経路に含まれるメンバー以外からは見られなくなります。

6.	申請内容を確認しをクリックします。
	修正する場合はをクリックします。

差し戻された申請を再度申請する

1.	メインメニューのワークフローをクリックします。

2.	未処理の申請にある申請書を「差し戻し」された申請書の標題をクリックします。

3.	ボタンをクリックする。

4.	申請書の内容を修正し、をクリックします。

5.	申請経路を確認し、をクリックします。

6.	最終確認し、をクリックします。

未処理の申請を処理する

1.	メインメニューのワークフローをクリックします。

2.	標題欄にある申請書をクリックします。

3.	コメントが必要なら記入します。

4.	承認する場合はをクリックします。
	否認する場合はをクリックします。
	差し戻す場合はをクリックします。（差し戻しが有効になっている場合のみ表示されます）

	申請書を管理する
【メモ】申請書の管理は「全権限」でのみ行えます。申請書の管理は、進行中の申請書のみを、公開・非公開する機能です。申請結果の公開・非公開はできません。

1.	メインメニューのワークフローをクリックします。

2.	サブメニューのをクリックします。

3.	申請書の標題をクリックします。

4.	申請書を削除する場合はをクリックします。
	非公開の申請書を公開する場合はをクリックします。
	公開している申請書を非公開にする場合はをクリックします。

	申請書を検索する
【メモ】申請書の検索は「読込権限」以上で行えます。

1.

メインメニューのワークフロー

をクリックします。

2.

サブメニューの

　検索アイコンをクリックします。

3.

ワークフロー内検索フォームが表示されます。

　

【検索文字列】
検索したいキーワードを入力します。

　

・	複数のキーワード（単語）で検索可能です。文章での検索はできません。
・	複数のキーワード（単語）を用いるときは、単語と単語の間に半角スペースを入れてください。
	＜例＞検索したいキーワードを含む文章「メールの送信について」の場合
	「メール　送信」と入力します。「メール」と「送信」の間には半角スペースを入れておきます。

【検索方法】
検索したい投稿のキーワードを入力します。

　

・	AND検索複数の単語を並べたとき、それらのどちらとも含まれているものを検索するときに指定します。
・	OR検索複数の単語を並べたとき、それらのどちらかが含まれているものを検索するときに指定します。

　

【検索対象】
検索対象とする項目をチェックします。

・	申請番号申請者番号から検索するときに指定します。
・	申請者名申請者名から検索するときに指定します。
・	グループ名所属グループ名から検索するときに指定します。
・	表題表題から検索するときに指定します。
・	入力項目入力項目から検索するときに指定します。

【検索範囲】
検索したい日付の範囲を指定します。

　

・	更新日の範囲を指定
	日付を指定して検索するときにチェックを入れ、プルダウンメニューより該当日を選択します。

4.

をクリックすると検索された申請書名が一覧で表示されます。

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