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[0007] ほかの人の「伝言所在」などをチェックできない

新入社員をHotBizの新しいメンバーに追加したところ、ほかの人の「伝言所在」や、「連絡先」データを閲覧できなくて困っています。
「権限がない」というエラーが出ることもあります。
どうしてでしょうか。

「権限の設定」と「権限の初期値の設定」をチェックしましょう。

STEP1

画面は、「山田太郎」としてログインした利用者がご質問のように“閲覧できなくて困っている”状態です。

たしかに、ほかに9人のメンバーがいるにもかかわらず、「伝言所在」の一覧には本人しか表示されていません。

これは、新しく追加したメンバー=テスト太郎に「ほかの人の伝言所在を読む権限がない」ことが原因です。

権限を修正すればとりあえず解決できます。

STEP No.1

STEP2

HotBizに管理者(admin)としてログインして、 上部アイコンの「所在」から「所在の権限」にアクセスしましょう。

メンバーごとに、他のメンバー・グループの情報にアクセスする権限を

・権限なし(読むことすらできない)

・読込権限(読むことのみできる)

・書込権限(読むこと・書くことができる)

・全権限(すべての権限をもつ)

の4つの中から設定できるようになっています。

テスト太郎は、ほかの人のデータに対して「権限なし」になっていたため閲覧できなかったのです。

「読込権限」または「書込権限」を与えればOKです。

しかし、新規メンバー追加のたびに、このような作業をするのは面倒です。

そこで、「追加したメンバーは、はじめからほかの情報を読み書きできる」ようにすることも可能になっています。

STEP No.2

STEP3

HotBizに管理者としてログインして、左側メニューの「権限設定」をクリックしましょう。

このメニューでは、新規メンバーが最初にどのような権限を持つかを設定できます。

たとえば「読み込み権限」を選択して「登録」ボタンを押すと、今後新規に追加されるメンバーはあらゆるデータを閲覧できるようになります。

利用法にもよりますが、

・初期値は「読み込み」

・必要な権限・不要な権限の調整はあとから行う

などがわかりやすく、おすすめです。

STEP No.3

「HotBiz すたーと!」の記事は、HotBizのご契約者様・利用されている方のあいだに限り、本誌よりの転載と出所を明記した上で自由に再配布できます。御社内でのHotBiz活用のためにお役立てください。

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