テレワーク対応！
グループウェアの利点を活かす業務管理
業務やプロジェクトを進める上で、進捗や状況の把握に関する悩みは付き物です。
グループウェアの機能の中には、業務やプロジェクトの管理をサポートするさまざまな機能が揃っており、テレワークでも活用することができます。
今回はグループウェアで業務管理に便利な機能とその使用例についてご紹介します。
目次
業務管理とは？
業務管理とは、業務が効率的に進められるように、工程や進捗などを管理することです。
業務管理を行うことで、時間や費用などのコストを削減し、円滑に業務を行うことが可能となります。
さまざまな業務の全てを自力で把握し管理することは難しく負担になりがちですが、業務管理が可能なツールを使用することで負担を大幅に減らしながら管理することができます。
HotBiz8の業務管理に役立つ機能
そんなグループウェアHotBiz8で使用できる便利な業務管理ツールをご紹介します。
予定表
タスク管理
メッセージ
ToDo
報告書
Webデータベース予定表
『ワークフロー』や『設備予約』などの機能と連携し、スケジュール管理を支えます。
個人のスケジュール管理はもちろん、メンバーの公開スケジュールを同時に閲覧することができるので、確認しながら日程を調整可能です。
予定のグループ化機能を使用することで、同じプロジェクトや業務にあたる他部署のメンバーの予定でもまとめてかんたんに確認できるようになります。
タスク管理
誰がどのタスクを何日までの目標で何％完了しているか、細かく記録可能なタスク管理ツールです。
複数のタスクやプロジェクトの進捗をまとめて管理できます。
『メッセージ』との連携で、タスクの担当者との情報共有もスムーズでかんたんに行えます。
進捗状況は、ガントチャートを使用することで視覚的に把握できます。
メッセージ
業務やプロジェクトに関する不明点など、気軽にチャットでリアルタイムにコミュニケーションを取ることができます。
グループ機能や会議室機能で特定の業務にあたるメンバーと会話したり、資料を添付して共有することもできます。
ToDo
業務のメモなどを気軽に残すことができます。
締切を設定することで『予定表』と連動し事前に通知するため、締切を忘れません。
締切日や優先度の設定で、数が多くなっても見やすく整理できます。
報告書
日々の業務やプロジェクトの進捗などを、申請経路を設定して報告することができます。
確認時にコメントが書き込めるので、確認と指示がスムーズかつ正確に伝わります。
Webデータベース
商品データや仕入管理表はもちろん、日報や休暇管理まで、さまざまなデータベースをWeb上で管理できます。
Excel(CSV)ファイルからかんたんに取り込みが可能で、担当者それぞれが異なる書式でデータを管理していてもデータを取り込み統一することが可能です。
情報は常に最新のものに更新され共有することができるため、情報の行き違いが発生することはありません。
テレワークでの業務管理ツール活用のメリット
業務やプロジェクトの確認や進捗の把握はこれまで以上に難しくなります。
テレワークや在宅勤務を行う際は、クラウドグループウェアの業務管理ツールを使用することで、テレワークや在宅勤務で発生する業務管理の壁を取り除き、業務を円滑に進めることができるでしょう。
業務管理ツールを導入することで、下記のようなメリットがあります。
いつどこからでも最新の情報にアクセス可能
情報は常に最新のものに更新され、共有しながら業務管理が行えます。
生産性の向上につながる
現在の状況を把握可能
ツールによって業務状況が視覚化され分かりやすく、煩雑になりがちな業務状況の理解を助けます。
クラウドグループウェアHotBiz8は、テレワーク中の業務管理をサポートします
HotBiz8は、『タスク管理』『メッセージ』『ToDo』『報告書』『Webデータベース』など、さまざまな機能で業務管理をサポートします。
クラウドグループウェアのため、いつどこからでも利用可能でテレワーク中も安心です。
またHotBiz8はコストパフォーマンスにも優れ、利用人数が増えても最大200ユーザーまでは13,200円（税込）/月でご利用いただけます。
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