システム全体の設定


■ 機能の設定
HotBizでご利用になる機能を設定します。

初期状態ではすべての機能が使用できるように設定されていますが、もしご利用にならない機能がありましたら 使用する機能の選択 欄のプルダウンメニューで 「停止する」 を選択し、　をクリックします。

「停止する」 に設定された機能はメンバー側HotBizには表示されず、ご利用できなくなります。
また、「内部牽制設定と機能管理者の設定」を利用して管理権限を分散化し、内部牽制機能を強化することができます。

使用する機能の選択
内部牽制設定と機能管理者の設定
機能
使用/停止
内部牽制設定
ユーザー名
パスワード
パスワード（確認用）
メモ
予定表 adm-yotei
伝言 adm-dengon

　


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■ 権限の初期設定
新規データ追加時の初期の権限



下記の機能で権限を使用する

　予定表
　伝言
　所在
　メール
　掲示板
　会議室
　プロジェクト
　設備予約
　キャビネット
　連絡先
　ワークフロー
　回覧板
　メッセンジャー

　
※権限を利用する場合のみ設定してください。

新規に追加するデータに対して、アクセス権限をあらかじめ
「権限なし」
「読込権限」
「書込権限」
「全権限」
から選択し、初期状態として設定します。ここで選択されたアクセス権限に基づき、以後のデータが設定されます。

新規データ追加時の初期の権限のプルダウンメニューから初期状態のアクセス権限を選択し、 をクリックします。

また、各機能のアクセス権限を使わずに、HotBizを利用することも可能です。その際は、メンバー全員に「全権限」が与えられ、「読込・書込・変更・削除」といったすべての行為を行えるようになります。

（使用しない場合）
各機能のチェックボックスをクリックしてチェックを外し、 をクリックします。

【ご注意！】
「使用する」から「使用しない」に設定した後は、アクセス権限に関するデータがすべて失われ復元できません。次回、「使用する」に変更した場合には、登録済みのメンバーに対して「新規データ追加時の初期の権限」にて選択している権限で、新しくアクセス権限が設定されます。


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■ グループの設定
＜サブメニュー＞

システム設定 システム設定のトップページに移動します。
インポート お手持ちのCSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のグループ情報を一括で登録することができます。
エクスポート 登録されたグループ情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してグループ情報を保存しておくことができます。

＜グループの一覧表示＞

　をクリックすると新規グループの登録ができます。
登録されたグループは一覧で表示され をクリックすると表示の並び替えを行うことができます。
グループ名をクリックすると、そのグループの登録情報の変更やグループの削除を行うことができます。

グループの設定
名前
メール
URL
電話
FAX
総務 soumu@hotbiz.jp 　 　 　
営業 sales@hotbiz.jp 　 　 　

＜グループ情報の登録、変更フォーム＞

追加するグループの情報を入力してください。
名前
メール
URL
連絡先
Fax
メモ
　 　
名前 ： グループ名を入力します。 ※必須項目

メール ： グループに関するメールアドレスを半角英数字で入力します。

URL ： グループに関するURLを半角英数字で入力します。

連絡先 ： グループに関する電話番号を半角英数字で入力します。

Fax ： グループに関するファックス番号を半角英数字で入力します。

メモ ： グループに関するメモを入力します。半角1024文字、全角512文字まで入力できます。


必要事項を入力後　　をクリックしてグループ情報の登録を完了します。

＜グループ情報のインポート/エクスポート＞

▼ CSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のグループ情報を一括で登録することができます。
  • インポートするCSV形式ファイルを をクリックして指定してください。


    • CSVファイル


  • インポートされる項目は以下の書式で、作成してください。

    "グループ名","メールアドレス","URL","連絡先1","電話番号","ファックス番号"

    ＜記入例＞
    "営業部", "sales@****.jp", "www.****.jp/sales/", "03-0**1-2**5", "03-0**1-2**6"

    ※名前（グループ名）の入力は必須事項です。
    ※それぞれの項目は半角ダブルクォーテーションマーク「""」 内に記入し、各項目の区切りは半角カンマ「,」を使用します。

    　をクリックすると新規グループとして追加されます。

▼ 登録されたグループ情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してグループ情報を保存しておくこともできます。
  • をクリックすると、すべてのグループ情報を任意の場所へ保存することができます。


  • 特に指定が無い限りファイル名は「groups.csv」で保存されます。


  • エクスポートされる項目は以下の順に出力されます。

    "グループ名","メールアドレス","URL","連絡先1","電話番号","ファックス番号"


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■ 役職名の設定






　　
メンバーの肩書きとなる役職名の設定を行います。
登録された役職名は、メンバーの登録や申請をする際などに表示されます。

　新規の役職名を設定します。

　役職名を指定して登録内容を変更します。

　不要な役職名を指定して削除します。

　　　　役職名の表示順を並べ替えることができます。


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■ メンバーの設定
＜サブメニュー＞

システム設定 クリックするといつでもトップページに戻ることができます。
メンバー追加 新規メンバーを登録します。
インポート お手持ちのCSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のグループ情報を一括で登録することができます。
エクスポート 登録されたグループ情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してグループ情報を保存しておくことができます。
メンバー括削除 HotBiz に登録されているすべてのグループ情報を一括で削除することができます。

＜新規メンバーの登録、メンバー登録内容の変更フォーム＞

名前 メンバーの名前を入力します。　※必須項目
役職　 メンバーの役職名をプルダウンメニューから選択します。
メール1
メール2

メールアドレスを2件登録することができます。　※半角英数字で入力
連絡先1
連絡先2		 確実に連絡のとれる電話番号や携帯番号等を入力します。　※半角英数字で入力
所属グループ 左側にあるグループ名を指定して をクリックすると「所属するグループ」として登録されます。

右側にあるグループ名を指定して をクリックするとグループへの登録が解除されます。
基本グループ　 予定表、伝言所在等をクリックしたときに表示するグループをプルダウンメニューで指定します。
ログイン名

パスワード		 ここへ入力した「ログイン名」と「パスワード」が、メンバーがHotBizへアクセスする際のログイン情報となります。
ブラウザからHotBizへアクセスすると「HotBizユーザー認証」画面が表示されます。
「ユーザ名」欄には「ログイン名」を、「パスワード」欄には「パスワード」を、それぞれ総合管理者によって設定されたものを入力することにより、HotBizへログインすることができます。
(パスワードの設定に関しては、【セキュリティの設定】をご参照ください。)

同じログイン名を複数のメンバーで使用することはできません。
必ず一人のメンバーにつき、１つのログイン名を設定してください。
すべてのメンバー情報を設定後、登録内容（ログイン名やパスワード等）を各メンバーへ通知してください。

ログイン名、パスワードで利用できる文字と文字数
  • 半角英数字、-(ハイフン)、 _ （アンダーバー）のみとなります。他の記号などは利用できません。
  • ログイン名の文字数 ： 1文字以上20文字以内
  • パスワードの文字数 ： 6文字以上20文字以内
【ご注意！】
メンバーパスワードのセキュリティレベルは、「セキュリティの設定」で決定しておいてください。
また、セキュリティを保つため定期的に変更することをお薦めします。
メモ メンバーに関するメモが必要な場合は、ここへ入力します。
※半角1024文字、全角512文字まで入力できます。

＜メンバーの一覧表示＞

をクリックするとメンバーの表示順を並べ替える事ができます。

メンバーの名前をクリックすると、そのメンバーの登録内容を確認することができます。
登録内容の変更やメンバーの削除はそこから行います。

　
名前
メール1
連絡先1
連絡先2
ログイン
パスワード更新
基本グループ
山田太郎 yamadataro@hotbiz.jp 　 　 YAMADA 2003年2月25日 総務
田中花子 hanako@hotbiz.jp 　 　 HANAKO 2003年1月13日 技術
鈴木一郎 suzuki@hotbiz.jp 　 　 SUZUKI 2003年3月10日 営業

＜メンバー情報のインポート/エクスポート＞

▼ CSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のメンバー情報を一括で登録することができます。
  • インポートするCSV形式ファイルを をクリックして指定してください。

    • CSVファイル

  • インポートされる項目は以下の書式で、作成してください。

    "名前","メール1","メール2","連絡先1","連絡先2","ログイン名","パスワード","基本グループ","所属グループ","所属グループ"

    ＜記入例＞
    "鈴木一郎","1suzuki@****.jp","2suzuki@****.jp","03-0**0-1*2*","090-0***-0**1","suzuki","ichiro","営業部","営業部","総務部"

    ※メンバーを複数の所属グループにインポートする場合は、上記のように所属グループの後に続けて所属するグループ名を追加します。

    　をクリックすると新規メンバーとして追加されます。

    【ご注意！】
    すでに登録済みのログイン名と重複するログイン名のデータはインポートされません。ご注意ください。


▼ 登録されたメンバー情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してメンバー情報を保存しておくこともできます。
  • をクリックすると、すべてのメンバー情報を任意の場所へ保存することができます。


  • 特に指定が無い限りファイル名は「users.csv」で保存されます。


  • エクスポートされる項目は以下の順に出力されます。

    "名前","メール1","メール2","連絡先1","連絡先2","ログイン名","パスワード","基本グループ","所属グループ",・・・

    パスワード欄は「******」で出力されます。複数の所属グループに登録のある場合は、全ての所属グループを出力します。


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■ 共有リンクの設定
＜ＰＣ用＞共有リンクの設定

　　



＜携帯用＞共有リンクの設定

　　


すべてのメンバーで使用する共通のリンクを設定します。PCブラウザ用と携帯電話用に分けていますので、適宜使い分けてください。
例：携帯電話専用サイトは＜携帯用＞に登録します

　をクリックして新規リンクを登録します。
リンクを指定して　　をクリックし、リンク情報を変更します。
リンクを指定して　　をクリックし、不要なリンクを削除します。
　　　　をクリックすると、リンクの表示順を並べ替えることができます。


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■ 祝日の設定
＜祝日を追加＞
日付
祝日名
　 　
任意の祝日を設定することが可能です。
祝日とする日付を選択し、祝日名を記入して[登録]をクリックします。
登録された内容は予定表、設備予約のカレンダーに反映されます。

＜祝日の削除＞
5 月 4日 国民の休日
削除ボタンで指定した祝日を削除します。
削除された結果は予定表、設備予約のカレンダーに反映されます。

【ご注意！】
一括削除の実行を確認するためのアラート（確認メッセージ）の表示はされません。
本当に削除してもよい祝日かよくご確認の上、削除を実行してください。


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■ ロゴマークの変更
デフォルトの「HotBiz」ロゴをお好みのオリジナルロゴに変更することができます。
設定されたオリジナルロゴはメンバー側HotBizのホームやログイン画面に反映されます。
以下の条件でロゴ画像をご用意ください。
必ず指定サイズと同じサイズのロゴをご使用ください。 指定サイズと異なるロゴは拡大されたり縮小されたりするため、形状が崩れてしまいます。
  • ファイル形式 ： GIF（拡張子が「.gif」）
  • サイズ ： 20（縦）×75（横）ピクセル
  • 容 量 ： 3KB以下


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■ データ使用量の確認
HotBiz 全体の使用量をメンバー別、機能別に一覧表示します。

全体欄の数値は各機能の使用量の値です。
ディスク容量は総件数の合計をKB（キロバイト）で表し、総件数はメンバーの使用件数の合計となります。グループ、メンバーの各数値は件数と、％値は総件数に対する割合を表します。
誰が、どの機能をどれくらい利用しているか具体的な数値で確認できます。
不要になったデータの整理の目安としても利用できます。

※メール使用量はKB（キロバイト）で表し、％値は容量に対する使用量を示します。

データ使用量の確認　　　　　　　　　　　　　ディスク使用量：52MB/200.0MB（26%）
予定表 伝言
所在		 メール 掲示板 会議室 プロ
ジェクト		 ToDo 設備
予約		 キャビ
ネット		 連絡先 ワーク
フロー		 回覧版 ログ
ディスク容量 1.3M 23K 10M 432K 846K 170K 36K 766K 263K 270K 1.5M 1.8M 28M
総件数 574 20 - 240 423 87 63 589 200 270 304 60 945
<総務> 218(37%) - - - - 34(39%) - - - 20(7%) - - -
<営業> 259(45%) - - - - 30(34%) - - - 29(10%) - - -
<技術> 97(17%) - - - - 23(26%) - - - 27(10%) - - -
山田太郎 161(28%) 5(25%) 700K(7%) 36(15%) 253(60%) - 17(26%) 58(10%) 20(10%) 30(11%) 95(31%) 6(10%) 123(13%)
田中花子 115(20%) 3(15%) 4.5M(45%) 72(30%) 84(20%) - 12(19%) 88(15%) 16(8%) 25(10%) 80(26%) 1(2%) 140(14%)

【ご注意】
■ディスク使用容量が90%になりますと、警告が表示されます。
残りのディスク容量が少なくなっておりますので、以下の対応をお願いいたします。
　▼HotBizビジネス
　重要度の低いデータを削除するか、ディスク容量追加オプションをご検討ください。
　▼HotBizライト
　重要度の低いデータを削除するか、HotBizビジネスへの移動をご検討ください。

●90％を超えた時の警告表示
警告！！使用ディスク容量がご契約容量の90%を越えました。
予定表 伝言
所在		 メール 掲示板 会議室 プロ
ジェクト		 ToDo 設備
予約		 キャビ
ネット		 連絡先 ワーク
フロー		 回覧版 ログ

■ディスク使用容量が100%を超えますと、警告が表示されます。
　HotBizの動作に支障をきたす恐れがありますので、以下の対応をお願いいたします。
　▼HotBizビジネス
　まずは重要度の低いデータを削除して使用中のディスク容量を減らしてください。
　それでもすぐに埋まってしまう場合はディスク容量追加オプションをご検討ください。
　▼HotBizライト
　まずは重要度の低いデータを削除して使用中のディスク容量を減らしてください。
　それでもすぐに埋まってしまう場合はHotBizビジネスへの移動をご検討ください。

●100％を超えた時の警告表示
警告！！使用ディスク容量がご契約容量を越えました。HotBizの動作に支障をきたす場合があります。
予定表 伝言
所在		 メール 掲示板 会議室 プロ
ジェクト		 ToDo 設備
予約		 キャビ
ネット		 連絡先 ワーク
フロー		 回覧版 ログ


■ユーザーの画面では、ホームアイコンが以下のように変化します。
容量90%の時90%　　　容量制限一杯の時FULL


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■セキュリティの設定
■パスワードレベルの設定
セキュリティ 　
高 英字と数字を必ず組み合わせる
英字の大文字と小文字を区別する
中-高 英字と数字を必ず組み合わせる
英字の大文字と小文字を区別しない
中 英字と数字を組み合わせなくてよい
英字の大文字と小文字を区別する
低 英字と数字を組み合わせなくてよい
英字の大文字と小文字を区別しない
  • パスワードレベルを設定することにより、より高いセキュリティを確保することができます。
  • セキュリティレベルが高いほどセキュリティは確保されます。
    セキュリティレベルの「低」を設定した場合、セキュリティ面でレベルは低くなりますが携帯端末からのアクセスを簡略化することができます。
  • セキュリティレベルを「低」に設定した場合でも、英字と数字を組み合わせたパスワードは使用することができます。
  • この変更は管理者パスワードには適用されません。管理者パスワードは必ず英数字を組み合わせたものとなります。
    パスワード組み合わせ設定例
    高 ABCdef123 （大文字と小文字と数字）
    中-高 ABCDEF123 （大文字と数字)
    abcdef123 （小文字と数字)
    中 ABCdefg （大文字と小文字）
    123456 （数字）
    低 ABCDEFG （大文字）
    abcdefg （小文字）
    123456 （数字）
■接続の設定
通信データ暗号化（ＳＳＬ）でのみHotBizを利用できるようにします。 有効にすると「 https:// 」でしかアクセスできなくなります。
携帯電話の場合もSSLに対応していない携帯電話ではご利用できなくなります。


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■ システムログ
＜ログの参照＞


　 システムログ 日時 機能 メンバー
データ削除 2003年8月10日14時35分 予定表（簡易） 山田太郎
データ追加 2003年8月10日13時20分 予定表（簡易） 山田太郎
データ編集 2003年8月10日11時00分 回覧板 田中花子


システムログは「データ追加」「データ編集」「データ削除」「ログイン」「ウィルス検出」（オプション機能）が表示されます。
参照したいシステムログをクリックすると、内容を参照することができます。
＜ログの削除＞

（個別に削除する場合）
削除するシステムログの をチェックし、 を押します。

（一括で削除する場合）
を押します。削除アラートが表示されたら を押し、削除が完了します。

【ご注意！】
削除したログは復元できません。あらかじめログのエクスポート（保存）をすることをお薦めいたします。
＜ログのエクスポート＞

すべてのログを、CSV形式ファイルで保存しておくことができます。

を押し、ファイル名と保存場所を指定します。

特に指定が無い限りファイル名は 「hotbizlog.csv」 で保存されます。

保存される項目は以下の順に出力されます。
　"日付","登録した時間","機能名","登録分類","データ種別","メンバー名","登録内容"
添付ファイルの有無は記録しません。
＜ログの設定＞
実際にログを取得すためには、機能ごとに「ログの設定」を行う必要があります。

ログを保存する件数
　 ログは消去しない
　 最大 件

メンバーのログインの記録
　 ログインに成功した場合ログに残す
　 ログインに失敗した場合ログに残す
　 　
ログを保存する件数をクリックして を押します。
最大件数は任意の数値を半角数字で入力します。
ここで指定した件数を越えたログは古い順に消去されます。

メンバーのログインについての記録を残したい場合は、チェックして を押します。

【ご注意！】
保存したログは最大件数を指定、あるいは削除しない限りHotBizのハードディスク内に蓄積されます。特にすべてのログを取得している場合には、「データ使用量の確認」にて、こまめに容量をご確認ください。


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■ パスワードの変更
(管理者)さんのパスワードを入力してください
(6文字以上の半角アルファベットと半角数字の組み合わせ)
新しいパスワード
新しいパスワード 　（確認用）
　 　
「HotBizシステム設定」ページへアクセスする際に必要となる、管理者パスワードの変更を行います。

必ず半角文字（アルファベット、−（ハイフン）、＿（アンダーバー））と半角数字の組み合わせで6〜20文字のものを入力してください。
＜例＞ abc1234 , ABC-1234 など...

【ご注意！】
管理者のパスワードは、数字のみ又はアルファベットのみでは設定できません。 必ず半角文字と半角数字の組み合わせで設定し、大文字小文字にもご注意ください。
また、パスワードはセキュリティを保つため定期的に変更することをお薦めします。


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■ ログアウト
ログアウトすると「ログイン」画面が表示されます。
  • ブラウザーを終了せずにログアウトすることができます。
  • ログアウト後に表示されたログイン画面にメンバー用「ユーザー名」と「パスワード」を入力すると、今度はメンバー側HotBizに総合管理者ではなくメンバーとしてログインすることができます。
  • 「ユーザー名とパスワードを保存」をチェックしている場合は、、一番最後に入力したユーザー名とパスワードが表示されます。


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