各機能の設定

■ 予定表の設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜予定メニューの設定＞ 会議　　　　　　　　　　 来社 訪問 有給 その他 　　 予定表に予定の項目である「会議、来客、訪問有休」等を登録します。 登録された予定メニューは、メンバーが予定を登録する際などに表示されます。 　新規の予定メニューを設定します。 　予定メニューを指定して登録内容を変更します。 　不要な予定メニューを指定して削除します。 　　　　予定メニューの表示順を並べ替えることができます。 ＜場所の設定＞ 会議室　　　　　　　　 応接室１ 応接室２ 研修所 　　 予定表に場所の項目である「会議室、応接室」等を登録します。 登録された場所メニューは、メンバーが予定を登録する際などに表示されます。 　新規の場所メニューを設定します。 　場所メニューを指定して登録内容を変更します。 　不要な場所メニューを指定して削除します。 　　　　場所メニューの表示順を並べ替えることができます。 ＜予定表オプションの設定＞ 予定表で予定状況を表示する時間帯 0時 1時 2時 3時 4時 5時 6時 7時 8時 9時 10時 11時 12時 13時 14時 15時 16時 17時 18時 19時 20時 21時 22時 23時 〜 1時 2時 3時 4時 5時 6時 7時 8時 9時 10時 11時 12時 13時 14時 15時 16時 17時 18時 19時 20時 21時 22時 23時 24時 予定表の設定単位時間 5分 10分 15分 30分 予定に全体の予定を表示する 予定にグループの予定を表示する 読み込み権限メンバーの予定の詳細 参照可能　参照不可 　 予定表で予定状況を表示する時間帯･･･日表示時の表示時間帯を設定します。 予定表の設定単位時間･･･設定できる時間の最小単位を設定します。 予定に全体の予定を表示する･･･週表示の際に会社全体の予定を表示します。 予定にグループの予定を表示する･･･週表示の際に優先グループの予定を表示します。 読み込み権限メンバーの予定の詳細･･･読込権限を与えられたメンバーの詳細予定を他のメンバーが参照できるかできないか設定します。 ＜申請書の表示/非表示の設定＞ メンバーが新規に申請をする際、一覧に申請書を表示するかしないかの設定を行います。 ＜設定手順＞ 1. メインメニューの ワークフロー をクリックします。 2. 申請書の表示/非表示の設定 をクリックします。 3. ユーザー画面に申請書名を表示するには、チェックを入れます 表示させない場合には、チェックを外します。 4. 登録ボタンをクリックします。 【ポイント】 権限の初期設定での設定内容によっては「表示する」設定にしても、ユーザーに表示されない場合があります。下記をご参照ください。 権限の初期値が ●権限なしの場合　---------- 表示されない ●読み込み権限の場合--------- 表示されない ●書き込み権限の場合-------- 表示される ●全権限の場合　　------- 表示される ●権限を利用していない場合----- 表示される ※詳細は、「権限の初期設定」をご参照ください。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 予定を追加 　 予定を変更 　 予定を削除 したときにログを残す。 予定を追加･･･予定表に予定を登録した場合にログを残します。 予定を変更･･･登録済みの予定を変更した場合にログを残します。 予定を削除･･･登録済みの予定を削除した場合にログを残します。 ＜予定の一括削除＞ 全グループまたは任意のグループの予定のうち、指定した日付以前に開始された予定の一括削除が可能です。 削除する予定表が属するグループ (削除するグループを選択してください) (全グループ) 技術部 営業部 総務部 削除する予定表の日付 2001年 1月 1日 以前に開始された予定 削除アラートが表示されます。 をクリックします。 【ご注意！】 削除したデータは復元できません。あらかじめメンバーにデータのエクスポート（保存）をすることを薦めるようにしてください。

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■ 伝言の設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜用件メニューの設定＞ 電話がありました　　　　　 また電話します 電話してください すぐ来てください メール送りました 　　 伝言の用件である「電話がありました」や「電話してください」等を登録します。 　新規の用件メニューを設定します。 　用件メニューを指定して登録内容を変更します。 　不要な用件メニューを指定して削除します。 　　　　用件メニューの表示順を並べ替えることができます。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 伝言を登録 　 伝言を修正 　 伝言を削除 したときにログを残す。 伝言を登録･･･伝言を残した場合にログを残します。 伝言を修正･･･登録済みの伝言を修正した場合にログを残します。 伝言を削除･･･登録済みの伝言を削除した場合にログを残します。

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■ 所在の設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜所在メニューの設定＞ 在籍　　　　　　　　　　 不在 帰宅 出張中 外出中 会議中 有給 その他 　　 所在の項目である「在籍、不在、帰宅、会議中、外出中」等を登録します。 　新規の所在メニューを設定します。 　所在メニューを指定して登録内容を変更します。 　不要な所在メニューを指定して削除します。 　　　　所在メニューの表示順を並べ替えることができます。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 所在を変更 したときにログを残す。 所在を変更･･･所在を変更した場合にログを残します。

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■ メールの設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜メールに添付できるファイル数の設定＞ メール送信時に添付できるファイルの数を設定します。　１〜５個までを設定できます。

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■ 掲示板の設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜掲示板の設定＞ HotBizプレス　　　　　 社内ニュース 　　 掲示板の設定をします。 　新規の掲示板を設定します。 　掲示板を指定して登録内容を変更します。 　不要な掲示板を指定して削除します。 　　　　掲示板の表示順を並べ替えることができます。 ＜添付ファイル数の設定＞ 掲示板への投稿に添付できるファイルの数を設定します。　１〜５個までを設定できます。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 新規に投稿 　 投稿を編集 　 投稿を削除 したときにログを残す。 新規に投稿･･･新しく投稿した場合にログを残します。 投稿を編集･･･登録済みの投稿を編集した場合にログを残します。 投稿を削除･･･登録済みの投稿を削除した場合にログを残します。 ＜投稿の保存＞ 指定した日付以前の掲示板（全部または特定の掲示板）への投稿を、CSV形式ファイルで保存しておくことができます。 どの掲示板への投稿を保存するか (掲示板名を選択) (全掲示板) 社内ニュース 総務部より 技術部より いつまでの投稿を保存するか 2001年 1月 1日日　以前の投稿 　 特に指定が無い限りファイル名は 「keijiban.csv」 で保存されます。 保存される項目は以下の順に出力されます。 　"投稿日時","投稿者","グループ","掲示板名","件名","投稿内容" ＜投稿の一括削除＞ 指定した日付以前の掲示板（全部または特定の掲示板）への投稿を一括で削除することができます。 どの掲示板への投稿を削除するか (掲示板名を選択) (全掲示板) 社内ニュース 総務部より 技術部より いつまでの投稿を削除するか 2001年 1月 1日日　以前の投稿 　 削除アラートが表示されます。 をクリックします。 【ご注意！】 削除したデータは復元できません。あらかじめデータのエクスポート（保存）をすることをお薦めいたします。

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■ 会議室の設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜会議室の設定＞ HotBizのよいところ　　　　　 HotBizの使い方 　　 会議室の設定をします。 　新規の掲示板を設定します。 　会議室を指定して登録内容を変更します。 　不要な会議室を指定して削除します。 　　　　会議室の表示順を並べ替えることができます。 ＜添付ファイル数の設定＞ 会議室への発言に添付できるファイルの数を設定します。　１〜５個までを設定できます。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 新規に発言 　 発言を編集 　 発言を削除 したときにログを残す。 新規に発言･･･新しく発言した場合にログを残します。 発言を編集･･･登録済みの発言を編集した場合にログを残します。 発言を削除･･･登録済みの発言を削除した場合にログを残します。 ＜発言の保存＞ 指定した日付以前の会議室（全部または特定の会議室、議題）への発言を、CSV形式ファイルで保存しておくことができます。 どの会議室への発言を保存するか (会議室名を選択) (全会議室) 総務部 営業部 技術部 どの議題の発言を保存するか (議題名を選択) いつまでの投稿を保存するか 2001年 1月 1日日　以前の投稿 　 特に指定が無い限りファイル名は 「kaigisitu.csv」 で保存されます。 保存される項目は以下の順に出力されます。 　"発言日時","発言者","会議室名","議題名","件名","発言内容" ＜発言の一括削除＞ 指定した日付以前の会議室（全部または特定の会議室、議題）への発言を一括で削除することができます。 どの会議室への発言を削除するか (会議室名を選択) (全会議室) 総務部 営業部 技術部 いつまでの発言を削除するか 2001年 1月 1日日　以前の投稿 　 削除アラートが表示されます。 をクリックします。 【ご注意！】 削除したデータは復元できません。あらかじめデータのエクスポート（保存）をすることをお薦めいたします。

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■ プロジェクトの設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜プロジェクトの設定＞ 管轄グループ （全て） 総務部 営業部 技術部 プロジェクトA　　　　　　　　　　 プロジェクトB プロジェクトC プロジェクト１ プロジェクト２ プロジェクト３ 　　 プロジェクトの設定をします。 　新規のプロジェクトを設定します。 　プロジェクトを指定して登録内容を変更します。 　不要なプロジェクトを指定して削除します。 　　　　プロジェクトの表示順を並べ替えることができます。 ＜課題の数値目標単位の設定＞ 円 件 台 キロメートル　　　　　 トン 　　 課題の数値目標の単位の設定をします。 　新規の単位を設定します。 　単位を指定して登録内容を変更します。 　不要な単位を指定して削除します。 　　　　単位の表示順を並べ替えることができます。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 課題を追加 　 課題を編集 　 課題を削除 したときにログを残す。 課題を追加･･･新しく課題を追加した場合にログを残します。 課題を編集･･･登録済みの課題を編集した場合にログを残します。 課題を削除･･･登録済みの課題を削除した場合にログを残します。

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■ 設備予約の設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜目的メニューの設定＞ 来客 打合 研修 経営会議　　　　　　　　 部門会議 　　 設備を予約する目的である「来客、営業会議、研修」等を登録します。 登録された目的メニューは、メンバーが設備を予約する際などに表示されます。 　新規の目的メニューを設定します。 　目的メニューを指定して登録内容を変更します。 　不要な目的メニューを指定して削除します。 　　　　目的メニューの表示順を並べ替えることができます。 ＜設備グループの設定＞ 会議室　　　　　　　　　　 応接室 車両 　　 個々の設備を分類するためのグループ項目である「会議室、応接室」等を登録します。 登録された設備グループは、メンバーが設備を予約する際などに表示されます。 　新規の設備グループを設定します。 　設備グループを指定して登録内容を変更します。 　不要な設備グループを指定して削除します。 　　　　設備グループの表示順を並べ替えることができます。 ＜設備の設定＞ グループ （全設備） 会議室 応接室 車両 第１会議室　　　　　　　　　 第２会議室 第１応接室 第２応接室 ワゴン車 自転車 　　 個々の設備項目である「第１会議室、ワゴン車」等を登録します。 登録された設備は、メンバーが設備を予約する際などに表示されます。 　新規の設備を設定します。 　設備を指定して登録内容を変更します。 　不要な設備を指定して削除します。 　　　　設備の表示順を並べ替えることができます。 ＜設備予約オプションの設定＞ 設備予約で予定状況を表示する時間帯 0時 1時 2時 3時 4時 5時 6時 7時 8時 9時 10時 11時 12時 13時 14時 15時 16時 17時 18時 19時 20時 21時 22時 23時 〜 1時 2時 3時 4時 5時 6時 7時 8時 9時 10時 11時 12時 13時 14時 15時 16時 17時 18時 19時 20時 21時 22時 23時 24時 設備予約の設定単位時間 5分 10分 15分 30分 　 設備予約で予定状況を表示する時間帯･･･日表示時の表示時間帯を設定します。 設備予約の設定単位時間･･･設定できる時間の最小単位を設定します。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 予約を追加 　 予約を変更 　 予約を削除 したときにログを残す。 予約を追加･･･新しく予約した場合にログを残します。 予約を変更･･･登録済みの予約を変更した場合にログを残します。 予約を削除･･･登録済みの予約を削除した場合にログを残します。 ＜予約の一括削除＞ 予約（全設備または指定した設備）のうち、指定した日付以前の予約を一括削除することが可能です。 どの設備の予約を削除するか (設備を選択) (全設備) 会議室１ 応接室 いつまでの予約を削除するか 2001年 1月 1日日　以前の予約 　 削除アラートが表示されます。 をクリックします。 【ご注意！】 削除したデータは復元できません。

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■ キャビネットの設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜フォルダの設定＞ キャビネット　　　　　　　　　　　　　　　 /総務部 /総務部/山田太郎 　　 　フォルダを追加します。 　フォルダの作成場所およびフォルダ名を変更します。 　不要なフォルダを削除します。 【ご注意！】 フォルダを削除すると、そのフォルダに保存されているファイルや子フォルダもすべて削除されます。 ＜添付ファイル数の設定＞ キャビネットに保存するファイルに添付できるファイルの数を設定します。　１〜５個までを設定できます。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 ファイルを追加 　 ファイルを編集 　 ファイルを削除 したときにログを残す。 ファイルを追加･･･新しくファイルを追加した場合にログを残します。 ファイルを編集･･･登録済みのファイルを編集した場合にログを残します。 ファイルを削除･･･登録済みのファイルを削除した場合にログを残します。

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■ 連絡先の設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜メンバー表示の設定＞ 連絡先画面に[メンバー]を表示する場合は 　メンバーを表示する を選択します。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 連絡先を追加 　 連絡先を編集 　 連絡先を削除 したときにログを残す。 連絡先を追加･･･新しく連絡先を追加した場合にログを残します。 連絡先を編集･･･登録済みの連絡先を編集した場合にログを残します。 連絡先を削除･･･登録済みの連絡先を削除した場合にログを残します。 ＜共用連絡先の一括削除＞ 　をクリックすると連絡先（共用）のすべてのデータを一括で削除します。 【ご注意！】 削除したデータの復元はできません。 あらかじめデータのエクスポート（保存）をすることを強くお薦めいたします。

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■ ワークフローの設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜オプションの設定＞ 差し戻しを有効にする 　 申請番号をカスタマイズする 　 　　・申請番号の固定部分文字列 　　・申請番号の通し番号部分桁数 　　・年度が変わる月 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 この登録で、過去の申請も採番しなおす 　 ▼差し戻しを有効にする 稟議書や申請書の申請内容が不十分で承認の決裁ができない場合等に、申請を却下せずに申請者に差し戻す事ができます。 差し戻しの設定を有効にしない場合の決裁項目は「承認」と「却下」になります。 ▼申請番号をカスタマイズする 申請番号を独自に設定します。 例：番号を 「ASJ-2002-000001」とする場合 ・申請番号の固定部分文字列 　→「 ASJ-%Y- 」と入力します ・申請番号の通し番号部分桁数 　→6 桁にします ・年度が変わる月 　→毎年４月に年度が替わる場合は「4月」を指定します。 ▼この登録で、過去の申請も採番しなおす チェックすると過去登録した申請から番号をふり直します。 過去のものはそのままの番号で置いておく場合はチェックをはずしておきます。 ＜申請書の設定＞ → 申請書の設定　【詳細】 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 新規に申請 　 再申請 　 申請を削除 したときにログを残す。 新規に申請･･･新しく申請した場合にログを残します。 再申請･･･申請を再申請した場合にログを残します。 申請を削除･･･承認済みの申請を削除した場合にログを残します。 ＜申請の保存＞ 申請書（全部または指定した申請書）のうち、指定した日付以前の申請をCSV形式ファイルで保存することが可能です。 どの申請書で作成された申請を保存するか (申請書名を選択) (全申請書) 購入依頼書・精算所 タイムカード未登録申請書 いつまでの申請を保存するか 2001年 1月 1日 日　以前の申請 　 特に指定が無い限りファイル名は 「workflow.csv」 で保存されます。 保存される項目は以下の順に出力されます。 　"申請番号","申請書名","標題","申請日時","申請者","項目名1","登録データ1",．．．"項目名n","登録データ n" ＜申請の一括削除＞ 申請書（全部または指定した申請書）のうち、指定した日付以前の申請を一括削除することが可能です。 どの申請書の申請を削除するか (申請書名を選択) (全申請書) 購入依頼書・精算所 タイムカード未登録申請書 いつまでの申請を削除するか 2001年 1月 1日日　以前の申請 　 削除アラートが表示されます。 をクリックします。 【ご注意！】 削除したデータは復元できません。あらかじめデータのエクスポート（保存）をすることをお薦めいたします。 ＜申請書のインポート/エクスポート＞ ダウンロードした申請書用CSVファイルをインポートすることができます。また、作成した申請書をCSVファイルとしてエクスポートし保存することもできます。 ※CSVファイルを直接編集すると申請書が動作しなくなることがございます。CSVでの編集はしないようにしてください。

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■ タイムカードの設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜勤務時間の設定＞ 正社員やパート、またはフレックスタイムなどによる出社/退社時間に違いがある場合、個別の標準労働時間帯をタイムカードに反映できるよう設定します。 勤務時間名 「社員」「パートタイム」等 　わかりやすい名前がよいでしょう。 通常勤務時間 通常勤務時間の設定をする場合はこちらを選びます。 所定労働時間帯を24時間制で指定します。 フレックスタイム フレックスタイムの設定をする場合はこちらを選びます。 フレキシブルタイムまたはコアタイムで時間を設定します。 休憩時間の設定 必要があれば休憩時間帯を24時間制で指定します。 休憩時間は複数設定できます。 [休憩時間の追加]ボタンで時間設定を追加して下さい。 不要になった入力欄はそのまま表示させといても問題ありません。 ＜勤務時間の割り当ての設定＞ 登録しているメンバーに、「勤務時間の設定」で作成した時間帯を割り当てます。 【ポイント】 グループ内の勤務時間が同じ場合は一括選択が便利です。 【ご注意】 複数のグループに所属しているメンバーの場合、一番最後に登録した勤務時間が優先されます。 ＜適用の設定＞ 有給休暇などに対して、労働時間を割り当てる場合などに利用します。 【ポイント】 適用名には「有給休暇」などわかりやすい名前を入力してください。 出勤扱いにする場合は「出勤扱い」とし適用時間を5分単位で入力します。 ＜タイムカードオプションの設定＞ 日付の変わる時刻 タイムカードが翌日に切り替わる時刻を指定します。 深夜勤務時間 深夜勤務にあたる時間を指定します。 法定労働時間 法定労働時間を指定します。 始業時間前 始業時間前の出勤で残業に含める時間帯を設定します。 打刻単位 タイムカードの打刻時間の区切りを指定します。 休日と見なす曜日の設定 休日とする日を指定します。 所在との連動をする 「所在」の「在籍・不在」項目とタイムカードを連動させます。 勤務開始時間後の「出社」 自動的に「遅刻」にするかどうかを指定します。 勤務終了時間前の「退社」 自動的に「早退」にするかどうかを指定します。 集計の締切日 タイムカードの集計締切り日を指定します。 月度のずれ 暦上の月と経営上の月度のずれを指定します。 フレックスの設定 フレックスタイム導入の場合に設定します。 必要な場合のみ設定してください。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 タイムカードを打刻 　 タイムカードを編集 したときにログを残す。 タイムカードを打刻･･･タイムカードを打刻した場合にログを残します。 タイムカードを編集･･･タイムカードを編集（打刻時間を変更）した場合にログを残します。 ＜タイムカードの一括削除＞ 指定した日付以前のタイムカードを一括削除することが可能です。 どのグループのタイムカードを削除するか （グループを選択） いつまでのタイムカードを削除するか 2001年 1月 1日日　以前のタイムカード 　 削除アラートが表示されます。 をクリックします。 【ご注意】 削除したデータは復元できません。削除は慎重に行ってください。

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■ 回覧板の設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜添付ファイル数の設定＞ 回覧に添付できるファイルの数を設定します。　１〜５個までを設定できます。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 回覧板を作成 　 回覧板を削除 したときにログを残す。 回覧板を作成･･･新しく回覧板を作成した場合にログを残します。 回覧板を削除･･･作成した回覧板を削除した場合にログを残します。 ＜回覧の一括削除＞ 指定した日付以前の全回覧を一括削除することが可能です。 いつまでの回覧を削除するか 2001年 1月 1日日　以前の回覧 　 削除アラートが表示されます。 をクリックします。 【ご注意！】 削除したデータは復元できません。

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■ 報告書の設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】 ＜報告書の設定＞ → 報告書の設定　【詳細】 参加メンバーが"報告書を提出しなくても良い日"を設定します。 ＜ログの設定＞ メンバーが 　 報告書を作成 　 報告書を再提出 　 報告書を削除 したときにログを残す。 報告書を作成･･･新しく報告書を作成した場合にログを残します。 報告書を再提出･･･報告書を再提出した場合にログを残します。 報告書を削除･･･確認済みの報告書を削除した場合にログを残します。 ＜報告書の保存＞ 報告書（全部または指定した報告書）のうち、指定した日付以前の報告書をCSV形式ファイルで保存することが可能です。 完了した報告書のみ保存したい場合は、「はい」をチェックしておきます。 特に指定が無い限りファイル名は 「report.csv」 で保存されます。 保存される項目は以下の順に出力されます。 "報告書番号","報告書名","標題","報告日時","報告者","項目名1","項目名1","登録データ1","．．．","項目名n","登録データn" ＜報告書の一括削除＞ 報告書（全部または指定した報告書）のうち、指定した日付以前の報告書を一括削除することが可能です。 完了した報告書のみ削除したい場合は、「はい」をチェックしておきます。 削除アラートが表示されます。 をクリックします。 【ご注意！】 削除したデータは復元できません。あらかじめデータのエクスポート（保存）をすることをお薦めいたします。

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■ メッセンジャーの設定 ＜権限の設定＞ → 権限の設定　【詳細】

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■ 権限の設定 ＜権限の基本＞ 権限の主体は各メンバーにあります。 権限の設定は、各機能に対して各メンバーごとに設定します。「グループ」そのものには権限はありません。 グループ全体に一括して権限を設定できますが、その後メンバーごとに設定した場合それが優先されます。 ＜基本的な設定の流れ＞ 「権限の設定」をクリックし、権限設定画面を表示します。 アクセス権限を設定するグループを選択します。 選択するとそのグループに属しているメンバーが表示されます。 アクセス権限 (グループ選択) 総務 営業 技術 アクセス対象となるグループを選択します。グループに所属するメンバーが表示されます。 掲示板、会議室、設備予約などではグループではなく各対象が全て表示されます。 アクセス対象 (グループ選択) 総務 営業 技術 (全体の予定) (基本グループの予定) アクセス対象を選び、ラジオボタンをクリックします。 グループ全員をアクセス対象にしたい場合は、グループ名のラジオボタンをクリックしてください。 必ずはじめにアクセス対象を選択してからアクセス権限を指定してください。 アクセス権限を指定した後に対象を変更すると指定したアクセス権限は保存されません。 アクセス権限を設定します。 アクセス権限に表示されているメンバーと権限のクロスする部分のラジオボタンをクリックします。 ボタンを押すことで全てのメンバーの権限を集約して設定できます。 アクセス権限 権限なし 読込権限 書込権限 全権限 (グループ選択) 総務 営業 技術 山田　太郎 鈴木　一郎 佐藤　次郎 河合　尚子 ボタンを押して、設定を確定します。設定が終わったら必ず押して下さい。 戻 る

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