ワークフロー
電子化することで印鑑のわずらわしさから解放され、いつどこにいても申請・承認を行うことができます。
申請の進行状況や結果もいつでも確認できます。
2023年2月のアップデート
申請・稟議書を
ペーパーレスに。
- 複数のすぐ使えるテンプレートが付属。
- グループ別、目的別に申請フォームを作成。申請番号は自動割振りで、重複する心配もゼロに。
- 申請フォームの追加、編集、削除、コピーが可能。
- 添付ファイルの種類は解かりやすくアイコンで表記。
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認印の画像登録ができ、承認時に印影として表示されます。
- NEW! 申請書はPDF形式でまとめて外部に保存することも可能。
- NEW! 設定期間を過ぎても処理をしていないと未対応を自動で通知。
代理承認・スキップで
承認がスムーズに。
- 不在時などに便利な、決裁の代理承認が可能です。
- スキップで、指定されたメンバーを飛ばして決済することが可能です。
承認順を
自在に設定。
- 任意の承認経路の他、過去の承認経路の再利用が可能です。
- 進行状況や申請結果を公開・非公開に設定可能です。
- グループ承認、引上承認などを活用すればさらに自由度の高い設定ができます。
- グループ承認
- 同時に複数のメンバーに承認申請を行うことができ、「全員の承認が必要」「2人の承認が必要」等、次のフローに進むための承認数が選べる機能となります。
- 引上承認
- 承認者が不在の場合、経路の先にいる上位の承認者が引き上げて承認出来る機能となります。
- NEW! 一部申請書は役職や金額等の項目から承認経路を自動で設定することが可能に。
処理状態などで
一覧表示。
- 全ての申請、グループ別申請、起案した申請を一覧表示。
- 未処理、既処理の申請を一覧表示。
ワークフローとタイムカード
ワークフローとタイムカード・予定表の連携機能でらくらく社内申請！
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今までの『ワークフロー』
タイムカードと残業申請書、タイムカード上の休日出勤と休日出勤申請書や代休申請、出張申請書と出張時の旅費精算書など、突き合わせの確認作業を行う手間がかかっていました。 -
使いやすくなりました！
各種勤怠申請が承認されるとタイムカードと予定表に自動で反映され、突き合わせの手間が大幅に削減されます。
申請業務をペーパーレス化・脱ハンコ化し、勤務時間の集計が自動で可能になります。
２つの申請をまとめて
かかる時間も手間も大幅に削減！
- ワークフローで承認後に申請を続けて行える機能を追加しました。
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通常の社内申請
申請が承認された後に別の申請を上げなければならない場合、今までは2つの申請を別々に上げる必要がありました。
例：『購入申請書→購入精算書』
『出張申請書→出張報告書』など -
承認後申請を使うと…
1つの申請書で連続して申請を上げることが出来るようになりました。
この機能は1つ目の申請と2つ目の申請の申請者が異なる場合もご利用いただけます。
例：上司の上げた申請が承認された後に、部下が続けて申請を上げる等 -
例：出張申請書→出張報告書
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通常の社内申請
上司に出張申請書を出し、出張から戻り、出張の報告書を出します。 -
承認後申請を使うと…
出張申請書が承認された後、出張報告書を申請できます。
1つの申請書で申請する為、出張報告書の申請漏れを少なくする事が期待できます。
また、どの出張申請書に対しての報告か突き合わせる作業が不要となります。
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例：購入申請書→購入精算書
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通常の社内申請
上司に購入申請書を出し、商品を購入後、購入精算書を出します。 -
承認後申請を使うと…
購入申請書が承認された後、購入精算書を申請できます。
一連の流れで精算書も申請できるので、申請漏れを少なくすることが期待できます。
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例：在宅勤務申請書→同意書
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通常の社内申請
上司が部下の在宅勤務申請を出し、在宅勤務申請の承認が下りたら、部下本人が同意書を提出します。 -
承認後申請を使うと…
在宅勤務申請が承認された後、部下が続けて同意書の提出ができます。
1つの申請書で在宅勤務申請から同意書の提出まで行うことができます。
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NEW! 承認業務をよりスムーズに！
- ワークフローで連続承認や一括承認できる機能が追加！
同一の申請書を決裁する場合や多くの申請書を処理する部署などの業務効率化に最適です。 -
一括承認を利用した場合
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従来のHotBiz8決裁方法
決裁者は申請ごとに選択して、個別ページで決裁を行うといった動作が必要。 -
一括承認を利用すると…
複数の申請を一覧から楽々承認。
一覧画面で承認する申請を選択し、まとめて承認することが可能です。
決裁に必要な項目は一覧に表示されているため、申請の内容をきちんと把握できます。
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連続承認を利用した場合
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従来のHotBiz8決裁方法
決裁者は1つの申請を決裁後、一覧から次の申請を選ぶ動作が必要。 -
連続承認を利用すると…
対応が必要な申請が複数ある場合、続けて次の申請を確認することが可能に。
一覧から選択する手間を削減し、素早い決裁へつなげます。
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申請内容の関係者が分かりやすい！
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今までの『ワークフロー』
申請内容に他のメンバーが関わっていても申請者名のみ表示されるため、別途備考欄などに記載する必要がありました。 -
使いやすくなりました！
メンバーの項目を追加できるようになりました。
申請内容に関わったメンバーが分かりやすくなります。
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NEW! 申請の詳細にある申請者・承認者情報から直接メッセージ画面へ移ることが可能に。
メッセージを活用して即座に連絡をとりあうことができます。
動画で紹介
機能の連携でより便利
他グループウェアとの比較
グループウェア導入をご検討中の方へ、
他社にはない機能とコストパフォーマンスを紹介いたします。
| HotBiz8 | A社 サービスA | B社 サービスA | |
|---|---|---|---|
| タイムカード・予定表との連携 | ○ | △ タイムカードと連携が不可 |
○ 別途オプション契約が必要 |
| 承認後申請 | ○ | - | ○ 別途オプション契約が必要 |
| 申請関係者選択 | ○ | - | - |
| 認印画像登録 | ○ | - | - |
